Prezado cliente,

Qual a sua prioridade em organizar e enviar os Documentos e Informações à Orsitec?

Você conhece os prazos para o envio/entrega de documentos e informações para serem escriturados?

Já te contamos que temos uma área de logística especialmente para tratar dos documentos dos clientes e que você pode solicitar a coleta sempre que precisar?

Contamos também que disponibilizamos um sistema que possibilita a troca de documentos Digitais (“Armazenamento na Nuvem”) com custo zero ao Cliente?

A documentação contábil de forma impressa ou eletrônica é à base de todo o trabalho que a Orsitec realiza. Ela é extremamente importante para que a contabilidade tenha qualidade e segurança na informação que registra, transmite ao fisco e disponibiliza para gestão da sua empresa. O atraso ou a falta de um documento ou informação na realização da contabilidade pode refletir em:

  • Pendências junto aos Órgãos fiscalizadores;
  • Retrabalhos que aumentam o número de retificações junto aos órgãos competentes, chamando a atenção do fisco;
  • Diminuição da produtividade e eficiência nas entregas;
  • Riscos na qualidade do serviço prestado, pois algumas alterações ou falta de informações tem reflexos em muitas obrigações acessórias e na apuração de impostos que já foram fechados e transmitidos ao fisco. Fazer estes ajustes e correções abrem a possibilidade de erros e inconsistências.
  • Necessidade de conciliar as demais rotinas com a execução dos “atrasos”, ocasionados pela falta de documentos e informações;
  • Entre outros motivos.

Por isso, relacionamos abaixo, algumas orientações sobre documentos importantes na realização da contabilidade e os principais prazos:

 

O que enviar à Orsitec referente ao FISCAL:

  • Notas fiscais de entradas e saídas (arquivo XML e os DANFE’s correspondentes para conferência – se for o caso);
  • Notas fiscais de prestação de serviço (em caso de nota eletrônica encaminhar o XML);
  • Redução “Z” – Cupom fiscal;
  • Conhecimento de transporte;

Envio semanal/quinzenal ou mensal – A frequência do envio irá depender do volume de operações de sua empresa. Geralmente o seu ponto focal alinha prazos e datas para coleta ou disponibilização dos documentos ou informações.

Prazos:  Na área fiscal o primeiro prazo que acontece é com a apuração do ICMS que vence no dia 10, postergando caso ocorra feriado/final de semana. Um período bastante curto, por isso é primordial o trabalho em parceria com nossos Clientes para disponibilizar as notas com o máximo de antecedência. Após o ICMS os vencimentos dos outros impostos e declarações que atende tanto empresas de serviços como de comércio já começam a partir do dia 15 até o último dia do mês.

 

O que enviar à Orsitec referente à área de PESSOAL:

Mensalmente deverão ser enviadas as informações necessárias para confecção da Folha de Pagamento de salário, como: Horas extras; Comissões; Faltas; Reajustes; Férias e etc. Também se deve ficar atento aos pagamentos para pessoa física através de notas fiscais, recibos e RPA que geram INSS e/ou IRRF a pagar;

Prazos: Os prazos da área de pessoal acontecem logo no início do mês, pois temos a elaboração da folha de pagamento que deve ser paga até o 5º dia útil. As informações da folha serão à base de todas as outras obrigações a iniciar pelo FGTS que vence já no dia 7 de cada mês e depois ainda temos o IRRF sobre Folha com vencimento até o dia 20, o PIS sobre Folha que vence até o dia 25 e ainda as Taxas Confederativas com vencimentos variados conforme data de cada Sindicato.

 

O que enviar à Orsitec referente ao CONTÁBIL:

  • Movimento de caixa: comprovantes de todas as entradas e saídas do caixa;
  • Extratos bancários de conta corrente, aplicações, empréstimos, financiamentos e leasing;
  • Despesas e todos os pagamentos efetuados (via banco ou caixa), inclusive de tributos;
  • Apólice de Seguros;
  • Notas fiscais de entrada – consumo, manutenção, serviços tomados e despesas em geral;
  • Processos de importação e prestação de contas do despachante aduaneiro (se for o caso);
  • Relação de alugueis recebidos (se for o caso);
  • Contratos de alugueis pagos a pessoa física ou jurídica (se for o caso);
  • Contrato e/ou nota fiscal referente à compra ou venda de algum bem;
  • Controle de estoque mensal (se for o caso).

OBS: É preciso bastante atenção para as empresas que não são do Simples e que sofrem retenção de impostos ao tomar serviços. Precisamos receber a nota fiscal do serviço tomado com brevidade para enviar a guia dos impostos retidos para pagamento.

Prazos: Assim como no fiscal os prazos dos impostos e obrigações tratados pela contabilidade são variados conforme a empresa. É na contabilidade que as informações são agrupadas, por isso a importância do envio dos documentos de forma completa com o máximo de brevidade para todas as áreas. Neste departamento são apurados os impostos federais que tem vencimento a partir do dia 20 de cada mês.

Pode parecer um documento simples, mas os extratos bancários são extremamente importantes no processo da contabilização e apuração de impostos. O envio mensal para Orsitec não pode falhar, inclusive os extrato dos investimentos, como aplicações em CDB, Fundos e etc.

Uma boa comunicação, entendimento e parceria na troca de informações e documentos são fundamentais para que os serviços contábeis sejam realizados dentro dos prazos. Estamos estruturados para atender na logística os documentos físicos e eletrônicos e a disposição dos nossos clientes!

Contatos para solicitar a coleta de documentos físicos:  (48) 3084-7553 com Juliana (logistica@orsitec-rnc.com.br) e Ândrea (logistica2@orsitec-rnc.com.br).

Caso tenham interesse, podemos marcar uma reunião para alinharmos prazos, processos e apresentação do sistema de Digitalização de Documentos – Armazenamento na Nuvem.

Faça contato com nosso depto. Comercial:  (48) 30847555 com Karina – comercial@orsitec-rnc.com.br – Skype: comercial_orsitec

Estamos à sua disposição!

ORSITEC